Regulamin świadczenia usługi SmartDentalLab

Wersja 1.0, obowiązuje od [data publikacji]

Wersja robocza przygotowana do weryfikacji przez prawnika. Pola oznaczone kolorem wymagają uzupełnienia danymi Usługodawcy przed publikacją.

§1. Definicje

Usługodawca — [pełna nazwa firmy], [adres], NIP [NIP], REGON [REGON], e-mail: biuro@smartdentallab.pl.
Usługa — udostępniana w modelu SaaS (Software as a Service) aplikacja internetowa SmartDentalLab dostępna pod adresem smartdentallab.pl, służąca do obsługi zleceń między pracowniami protetycznymi a gabinetami stomatologicznymi.
Pracownia (Klient) — przedsiębiorca prowadzący laboratorium protetyczne, który zawarł umowę o świadczenie Usługi poprzez rejestrację konta pracowni.
Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Usługi w ramach konta Pracowni: administrator, technik lub lekarz (przedstawiciel gabinetu) zaproszony przez Pracownię.
Plan — wariant abonamentu określający zakres funkcji i limity, opisany w cenniku na stronie smartdentallab.pl.
Okres próbny — bezpłatny okres 14 dni od rejestracji Pracowni z pełnym dostępem do Usługi.

Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji konta Pracowni i akceptacji niniejszego Regulaminu, Polityki prywatności oraz Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B). Rejestrując konto Pracowni, osoba rejestrująca oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Pracowni.
Pracownia odpowiada za działania Użytkowników korzystających z jej konta, w tym za zaproszone gabinety, oraz za poufność danych logowania.
Konta lekarzy tworzone są przez link rejestracyjny Pracowni i wymagają zatwierdzenia przez administratora Pracowni.

Usługa obejmuje w szczególności: przyjmowanie zleceń i plików od gabinetów, komunikację przy zleceniu, kalendarz terminów, generowanie oświadczeń dla wyrobów medycznych wykonanych na zamówienie, cennik, faktury i rozliczenia, dokumenty z akceptacją oraz materiały szkoleniowe.
Zakres funkcji i limity (liczba techników, lekarzy, zleceń w miesiącu) zależą od wybranego Planu.
Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Usługi, o ile nie ogranicza to istotnie jej podstawowego przeznaczenia.
Treści generowane przez Usługę (np. oświadczenia MDR, faktury) są tworzone na podstawie danych wprowadzonych przez Użytkowników. Odpowiedzialność za ich poprawność merytoryczną i zgodność z przepisami ponosi Pracownia.

Po Okresie próbnym korzystanie z Usługi wymaga opłacenia abonamentu zgodnie z cennikiem. Ceny podane są w złotych netto; do cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.
Płatność następuje z góry za wybrany okres (miesiąc, 3, 6 lub 12 miesięcy) przelewem bankowym lub kartą płatniczą za pośrednictwem operatora płatności Stripe.
Faktura VAT wystawiana jest elektronicznie i przesyłana na adres e-mail administratora Pracowni. Pracownia wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
Brak opłaty po zakończeniu opłaconego okresu (z uwzględnieniem 3-dniowego okresu karencji) powoduje ograniczenie Usługi do trybu tylko do odczytu. Dane Pracowni pozostają dostępne do odczytu i eksportu przez 90 dni; po tym okresie mogą zostać usunięte.
Zmiana Planu na wyższy jest możliwa w każdej chwili; różnica w cenie rozliczana jest proporcjonalnie od kolejnego okresu rozliczeniowego.

Pracownia zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z prawem, w szczególności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz o wyrobach medycznych.
Pracownia jest administratorem danych osobowych wprowadzanych do Usługi (dane lekarzy, techników, identyfikatory pacjentów). Usługodawca przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia.
Zabronione jest wprowadzanie do Usługi danych identyfikujących pacjentów w zakresie szerszym niż kod/identyfikator pacjenta, chyba że Pracownia zapewni ku temu podstawę prawną.
Zabronione jest podejmowanie działań zakłócających działanie Usługi, prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Pracowni oraz udostępniania konta osobom trzecim.

Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna 24/7, z zastrzeżeniem przerw technicznych, o których — jeśli są planowane — informuje z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin.
Dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Usługodawca wykonuje codzienne kopie zapasowe danych.
Usługodawca stosuje szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu opartą na rolach oraz separację danych poszczególnych Pracowni.

Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Pracownię w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
Usługodawca nie odpowiada za skutki wprowadzenia przez Użytkowników błędnych danych ani za treść dokumentów udostępnianych gabinetom przez Pracownię.

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Pracownia może ją wypowiedzieć w każdej chwili ze skutkiem na koniec opłaconego okresu, usuwając konto lub przesyłając wypowiedzenie na adres e-mail Usługodawcy.
Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania okresu wypowiedzenia — w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu.
Po rozwiązaniu umowy Pracownia może w ciągu 30 dni zażądać eksportu swoich danych. Po tym okresie dane są usuwane, z wyjątkiem danych, których przechowywanie wymagane jest przepisami prawa (np. dokumenty księgowe).

Reklamacje dotyczące Usługi należy zgłaszać na adres biuro@smartdentallab.pl. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianie Pracownia informowana jest e-mailem z wyprzedzeniem 14 dni. Brak wypowiedzenia umowy w tym terminie oznacza akceptację zmian.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.